Neretas kalbėdamas apie dokumentus vis dažniau įsivaizduoja elektroninį, o ne popierinį variantą. Pastarasis yra vertinamas kaip šiokia tokia „atgyvena“ ne tik žaliųjų gamtos ir popieriui kertamų medžių saugotojų, tačiau ir abejingų tam verslininkų, nes elektroninis dokumentas paprasrasčiausiai yra patogesnis būdas išsaugoti reikšmingus duomenis. Tačiau kelti į vieną aplanką visus įmonės svarbius failus yra ir rizikinga, ir labai nepalanku atsiradus poreikiui surasti tam tikrą informaciją. Tad, kaip organizuoti tokį reikšmingą įmonės turtą padeda verslo valdymo sistema?

Įdiegus šią sistemą versle, yra užtikrinamas greitas ir lengvas informacijos radimas, koregavimas ir dalijimasis. Kiekvienas darbuotojas, kuriam tam tikri duomenys yra svarbūs, gali lengvai juos pasiekti, keisti tiesiai sistemoje, o apie visus pokyčius informuojami ir kiti suinteresuoti asmenys, todėl nebelieka informacijos nutekėjimo problemos. Šitai sąlygoja išaugusį produktyvumą, nes laikas nuo šiol gali būti skiriamas reikšmingesnėms užduotims.

Nereikėtų pamiršti ir saugumo aspekto: verslo valdymo sistema yra būtent tam, kad būtų apsisaugota nuo duomenų praradimo. Išlaikyti failus, kurie nėra centralizuoti, išsidėstę per kelis ar keliasdešimt kompiuterių yra itin sudėtinga, ypač, jei saugoma informacija yra dar ir konfidenciali. Tokiu atveju praradimas gali būti milžiniškas ir atsiliepti kompanijai itin skaudžiai.

Štai verslo valdymo sistemoje duomenys ne tik kad greitai išsaugojami, negalvojant, kur turėtų atsidurti failas, bet dažnai tuo pačiu metu automatiškai kuriamos ir atsarginės kopijos. Jomis pasinaudojama, jei atsitinka netikėtų nesklandumų su originalia informacija, tokių, kaip serverio gedimas. Ši funkcija gali išgelbėti verslą, nes netekus svarbiausių dokumentų, vykdomi procesai bet kokiu atveju sustotų ir nežinia kuriam laikui.

Taigi verslo valdymo sistema suteikia nepaneigiamų privalumų verslui, ji leidžia kaupti, surasti reikiamą informaciją, paspartina jos dalijimąsi tarp darbuotojų ir vadovybės, taip sutaupydama daug laiko ir išlaidų. Negana to, tokia programa užtikrina visapusišką dokumentų apsaugojimą bei visos bendrovės saugumą ir didina jos efektingumą.