Įmonės, kurių veikla yra neatsiejama su įvairių projektų įgyvendinimu, susiduria su daugybe problemų, susijusių tiek su viso proceso valdymu, tiek ir su tokais aspektais kaip komunikacija ar užduočių perdavimas. Būtent todėl, tokioje veikloje naudojamos verslo valdymo sistemos, įprastai vadinamos projektų valdymo įrankiais. Jos padeda efektyviau tvarkytis su rutininiais, bet labai svarbiais darbais. Projektai – tai kelių užduočių sekos su aiškiomis pradžiomis ir pabaigomis, ir kurių kiekvienas sekanti etapas negali prasidėti, kol nepasibaigė einantis prieš jį.

Projektų vadovams kasdien tenka tiesiogine to žodžio prasme „žongliruoti“ užduotimis, tikslais bei žmonėmis, tam kad užtikrinti projekto sėkmę. Tai nėra lengvas darbas, nes neretai tiek pačių etapų, tiek į juos įtrauktų žmonių skaičius būna labai didelis, ir pagrindiniu iššūkiu tampa organizuotumo išlaikymas bei galimybių chaoso atsiradimui užkirtimas. Be projektų valdymo programų atsiranda daugybė atvejų, kai laikas yra švaistomas arba išnaudojamas ne pačiu efektyviausiu būdu, atliekant įvairius smulkius darbelius ir neretai dubliuojant kolegų veiksmus. Be to būna sudėtinga užtikrinti kokybišką komunikaciją tarp bendradarbių, ko pasekmėje neretai tenka susidurti su situacijomis, kai vėluojama priduoti projektą ir prarandamas pelnas.

Efektyviam projektų valdymui, būtina naudotis specializuotomis verslo valdymo sistemomis. Jos padeda atsikratyti daugybės trikdžių ir neefektyvių procesų, bei leidžia sustyguoti visų įtrauktų į projektą darbuotojų veiksmus. Pagrindinės naudos, kurias projektų valdymo programos atneša yra:

• Efektyvesnis planavimas ir darbų atlikimas;
• Ženkliai pagerėjęs bendradarbiavimas, ypač kai atsakingus asmenis skiria didesni atstumai;
• Efektyvus užduočių paskirstymas;
• Patogesnis dalinimasis dokumentais;
• Paprastesnis naujų projekto dalyvių įtraukimas;
• Sumažėjusios rizikos;
• Supaprastintas biudžeto ruošimas ir valdymas;
• Galimybė dirbti nuotoliniu būdu;
• Pagerintas produktyvumas.